Protéger les dossiers des études et PME de Cossonay

Une étude d'avocats ou de notaires n'a pas besoin qu'on lui explique l'importance du secret. La sécurité informatique repose d'ailleurs sur trois notions qui lui sont familières : la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité. Voici ce qu'elles signifient concrètement pour une étude à Cossonay, et les mesures qui les protègent.

Confidentialité : seules les bonnes personnes voient les dossiers. Ordinateurs portables chiffrés, verrouillage automatique des postes, droits d'accès par dossier plutôt qu'un partage ouvert à tous, double authentification sur la messagerie et les outils en ligne. Pour l'envoi de documents à l'extérieur, un lien protégé par mot de passe et limité dans le temps vaut mieux qu'une pièce jointe qui restera indéfiniment dans plusieurs boîtes.

Intégrité : un document ou un ordre n'est pas modifié à votre insu. La fraude la plus redoutée dans une étude consiste à s'insérer dans un échange réel pour changer des coordonnées de paiement. La parade est d'abord organisationnelle : toute nouvelle coordonnée bancaire se confirme par téléphone, au numéro connu. Côté technique, on surveille les règles de transfert de la messagerie, souvent ajoutées discrètement par un attaquant.

Disponibilité : les dossiers sont là quand il le faut. Une échéance de procédure n'attend pas la réparation d'un serveur. La sauvegarde 3-2-1, trois copies sur deux supports dont une hors de l'étude et déconnectée, et un test de restauration régulier sont la meilleure assurance. Au moins deux personnes de l'étude doivent savoir où se trouve la sauvegarde et qui appeler pour la restaurer.

La nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, demande une sécurité des données adaptée au risque et prévoit l'annonce au PFPDT, dans les meilleurs délais, des violations qui entraînent vraisemblablement un risque élevé pour les personnes concernées. L'appréciation juridique vous appartient ; notre rôle est technique. L'audit de cybersécurité à Cossonay (CHF 149.– à 299.–) vérifie ces trois dimensions et vous remet un rapport avec des recommandations classées par priorité.

Cossonay est à environ 30 minutes de l'atelier de Donneloye. Pour une étude, une bonne partie du travail se fait à distance, avec votre accord et sous vos yeux : réglage de la messagerie, double authentification, contrôle des sauvegardes en ligne. Le passage sur place est réservé au chiffrement des postes, au réseau, au serveur ou au NAS, et à une séance avec les collaborateurs. Pour une petite étude, cette répartition réduit le nombre de visites, donc les frais de déplacement.

Chaque déplacement est annoncé avant et facturé CHF 20.– par tranche de 15 minutes de trajet. La main-d'œuvre est de CHF 100.–/h par tranches de 15 minutes. Les interventions logicielles sont garanties 30 jours, le matériel 6 mois.

Sécuriser l'infrastructure ne demande pas d'ouvrir vos dossiers : les réglages portent sur les appareils, les comptes et les sauvegardes, pas sur leur contenu. Si vous le souhaitez, les manipulations se font en votre présence, et l'audit se termine par un rapport que vous pouvez conserver pour documenter les mesures prises par l'étude.

Les autres PME de Cossonay et des environs, fiduciaires, bureaux techniques ou commerces, profitent de la même méthode, adaptée à leurs outils. Pour une panne sans lien avec la sécurité, voir dépannage informatique à Cossonay.